Seit Oktober 2025 muss die elektronische Patientenakte (ePA) gesetzlich verpflichtend eingesetzt werden. Wer aber überprüft, ob die vertragsärztlichen Praxen diese Auflage tatsächlich erfüllen und welche Folgen hätte es, wenn man das nicht macht?
Verpflichtend bedeutet zunächst einmal rein juristisch gesehen nur, dass seit Oktober 2025 die notwendige Software vorhanden sein muss, was vermutlich im Rahmen des Softwarevertrags beim PVS-Update „automatisch“ erledigt wird. Sicherheitshalber sollte man sich das aber von seinem Anbieter bestätigen lassen. Ist das der Fall, gilt es, dieses PVS-Update sicher zu installieren und das Personal einsatzbereit zu machen:
- Wie werden Dokumente (z. B. Medikationspläne) eingestellt?
- Wie kann man den Zugriff testen und Anwendungsfälle identifizieren?
- Was muss verpflichtend eingestellt werden?
Verpflichtend ist laut Gesetz die Einstellung von Befunden, Arztbriefen, bildgebender Diagnostik, Laborergebnissen, wenn sie selbst erhoben wurden, digital vorliegen und aktuell sind. Keine verpflichtenden Eintragungen sind:
- alte Daten,
- Fremdbefunde,
- Dokumente, denen der Patient widerspricht.
Eine solche Umstellung braucht Zeit und das Bundesministerium für Gesundheit (BMG) droht deshalb auch noch keine Sanktionen an. Damit alles möglichst stressfrei vonstattengeht, empfiehlt sich eine geruhsame Umsetzung anhand einer Checkliste:
- Update überprüfen – ist das PVS für die ePA vorbereitet?
- Ist das Software-Update zur ePA bereits installiert?
- Kann man im System ePA-Funktionen erkennen oder testen?
- Funktioniert der Testzugriff mit der (eigenen) Gesundheitskarte?
- Funktioniert der Zugriff auf die ePA, wenn man ein Dokument (z. B. einen PDF-Befund) hochladen will?
- Wo ist die Medikationsliste und was kann der Patient sehen?
- Öffnet sich die Medikationsliste im PVS?
- Wer im Team kann was übernehmen? Wer darf Dokumente hochladen?
Empfehlenswert ist, ein Hinweisschild zur ePA in den Wartebereich zu hängen (wird von der KBV oder gematik geliefert) und/oder Patientenflyer zur ePA auszulegen. Verweisen Sie bei Fragen an die zuständige Krankenkasse, denn nicht sie sind verpflichtet, ausführlich zu beraten, sondern die Krankenkassen selbst.
Wie geht es weiter
Die elektronische Medikationsliste (eML) als ein Teil des digital gestützten Medikationsprozesses (dgMP) ist seit Start der ePA für alle verfügbar und soll Ärzte und Apotheker schon jetzt im Versorgungsalltag unterstützen. Künftig kann aber ergänzend der elektronische Medikationsplan (eMP) für die Behandlung genutzt werden. Er bietet eine Übersicht über die aktuelle Medikamenteneinnahme von Patienten. Hinzu kommt, dass strukturierte Dosierangaben und Einnahmehinweise für Medikamente hinzugefügt, eingesehen und komplexe Dosierschemata abgebildet werden können, die über das so genannte 4er-Schema beim bundeseinheitlichen Medikationsplan (BMP) hinausgehen.
Dies soll ein wichtiger Baustein für eine höhere Arzneimitteltherapie- und Patientensicherheit sein. Medikamente können im dgMP nachgetragen werden, wie z.B. BtM-Rezepte, die noch nicht elektronisch verschrieben werden können, oder OTC-Präparate, wie z. B. Nasenspray oder Paracetamol, die frei verkäuflich sind.
Die ePA bekommt einen neuen Funktionsumfang
In einem ersten Schritt wird der dgMP um den elektronischen Medikationsplan (eMP) sowie die Möglichkeit für Versicherte erweitert, z.B. bei neuen Zugriffen auf ihre ePA, Push- Benachrichtigungen über die jeweilige Krankenkassen-App zu erhalten. Die Erweiterung des dgMP und Push-Benachrichtigungen sind für 2026 geplant.
Da sich das Vorgehen einer Pilotierung bei der ePA bewährt hat, sind vor der flächendeckenden Einführung dieser Funktionalitäten Tests in den Modellregionen vorgesehen. In einer weiteren Ausbaustufe sollen eine Volltextsuche und die Datenausleitung zu Forschungszwecken an das Forschungsdatenzentrum Gesundheit folgen. Geplant ist, dass diese neuen Funktionen Anfang 2027 ausgerollt sein solle
Dr. med. Gerd W. Zimmermann
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